Huishoudelijk reglement 2022

HUISHOUDELIJK REGLEMENT

Vastgesteld in de bestuursvergadering datum: 13 september 2022.

Goedgekeurd in de Algemene Ledenvergadering datum: 30 november 2022

Conform artikel 21 lid 2 van de Statuten van Seniorenvereniging Maarheeze heeft het bestuur met instemming van de ledenvergadering een huishoudelijk reglement opgesteld.

De bepalingen in dit Huishoudelijk Reglement hebben tot doel te zorgen voor:

een goede behartiging van de belangen van de ouderen in het algemeen en die van haar leden in het bijzonder;
een goede verstandhouding tussen de leden, bestuursleden, leden van werkgroepen en andere vrijwilligers.

Daar waar het Huishoudelijk Reglement strijdig is of zou zijn met de Statuten of de wet, is het Huishoudelijk Reglement ondergeschikt aan de Statuten of wettelijke bepalingen.

Lidmaatschap.

Artikel 1:

Natuurlijke personen, die voldoen aan de volgende voorwaarden, kunnen lid worden van Seniorenvereniging Maarheeze:

a. de leeftijd van vijftig jaren bereikt hebben,

b. partners van leden, ongeacht hun leeftijd,

c. partners van overleden leden ongeacht hun leeftijd.

Artikel 2:

Aanmelding van het lidmaatschap dient te gebeuren bij de ledenadministrateur met vermelding van de naam, het adres, de geboortedatum en verder alle gegevens die voor een goede administratie noodzakelijk zijn.

Aanmelden kan op de volgende wijzen:

via de website van de vereniging,
schriftelijk,
telefonisch,
via KBO Brabant.

Als het lidmaatschap ingaat in het 1^e kwartaal dan bedraagt de contributie voor het lopende jaar ¾ deel van het jaarbedrag.

Als het lidmaatschap ingaat in het 2^de kwartaal dan bedraagt de contributie voor het lopende jaar ½deel van het jaarbedrag.

Als het lidmaatschap ingaat in het 3^de kwartaal dan bedraagt de contributie voor het lopende jaar ¼ deel van het jaarbedrag.

Als het lidmaatschap ingaat in het 4^de kwartaal dan hoeft voor het lopende jaar geen contributie meer betaald te worden.

Artikel 3:

Het lidmaatschap van Seniorenvereniging Maarheeze is automatisch verbonden met het lidmaatschap van KBO-Brabant.

Artikel 4:

Een lid dat niet woont in de kern Maarheeze kan er niet op rekenen dat het verenigingsblad en het provincieblad thuisbezorgd worden. Bij aanvang van het lidmaatschap of bij een verhuizing tijdens het lidmaatschap worden hierover afspraken gemaakt met het lid.

Artikel 5:

Een lid dient zo spoedig mogelijk, nadat in een of meer gegevens zoals opgenomen onder artikel 2 een wijziging is gekomen, de wijzigingen schriftelijk te melden bij de ledenadministrateur.

Artikel 6:

Het bestuur beslist over toelating als lid. Bij eventuele weigering tot toelating wordt dit door het bestuur schriftelijk, onder opgaaf van reden, aan betrokkene medegedeeld met vermelding van te volgen beroepsprocedures, overeenkomstig de bepalingen in het bondsreglement.

Artikel 7:

In het verleden genomen besluiten tot benoeming van ereleden worden gerespecteerd. Seniorenvereniging Maarheeze benoemt in principe geen nieuwe ereleden.

Artikel 8:

Verplichtingen:

De leden dienen het doel van de vereniging te respecteren.
Het lidmaatschap verplicht de leden tot het naleven van al datgene dat voor de leden voortvloeit uit de statuten, reglementen, protocollen, overeenkomsten, (reis)voorwaarden en wettig genomen besluiten.
Het lidmaatschap verplicht de leden te voldoen aan hun financiële verplichtingen t.a.v. de jaarlijkse contributies en overige financiële afspraken.
Het lidmaatschap verplicht de leden tot het nalaten van alles, waardoor de belangen van de vereniging worden geschaad.

Artikel 9:

Einde lidmaatschap:

Het lidmaatschap eindigt door:

Overlijden van het lid;
Opzegging door het lid (liefst schriftelijk);
Opzegging door of namens het Bestuur indien niet voldaan wordt aan de verplichtingen, genoemd in artikel 8.

Bij opzegging van het lidmaatschap gedurende het boekjaar vindt geen restitutie van contributie plaats.

B. Algemene Ledenvergadering.

Algemeen:

Artikel 10:

De Algemene Ledenvergadering wordt tenminste éénmaal per jaar door het bestuur, via de secretaris, bijeengeroepen, door middel van een uitnodiging aan de leden. Dit gebeurt uiterlijk vier weken voor de datum van de Algemene Ledenvergadering via publicatie in de Nieuwsbrief en op de website www. senorenverenigingmaarheeze.nl. Daarbij wordt hen tevens gevraagd om eventueel te behandelen voorstellen uiterlijk twee weken van te voren in te dienen.
Op de telkens vóór het einde van de maand april (of andere datum van elk jaar) te houden ALV worden in ieder geval het jaarverslag, het financiële jaarverslag en de begroting besproken.
De financiële administratie wordt vooraf gecontroleerd door de kascommissie die van haar bevindingen verslag doet in de A.L.V.
Het te behandelen jaarverslag van het bestuur, het financiële jaarverslag en de begroting, alsmede de concept notulen van de vorige ALV worden gepubliceerd in de Nieuwsbrief die uitkomt vóór de Algemene Ledenvergadering.
Het concept verslag van de Algemene Ledenvergadering wordt na behandeling in de bestuursvergadering gepubliceerd in de Nieuwsbrief en op de website.
Het bestuur is verplicht om binnen 4 weken een ledenvergadering bijeen te roepen, indien tenminste vijf procent (5%) van de leden daartoe een schriftelijk verzoek indient.

Bevoegdheden:

Artikel 11:

Aan de ledenvergadering komen alle bevoegdheden toe, die niet krachtens de wet of door de statuten aan het bestuur of een ander vertegenwoordigend orgaan zijn opgedragen. Tot de taak van de ledenvergadering behoort met name:

de beoordeling van het beleid van het bestuur;
de behandeling en goedkeuring van de notulen, de jaarverslagen, de financiële verslagen, de begroting en het aanwijzen van de financiële middelen, waaronder met name het goedkeuren van de contributie;
de verkiezing van de bestuursleden, de voorzitter en de leden van de kascommissie;
het behandelen van en beslissen over voorstellen, ingediend door het bestuur en/of leden;
het beslissen over zaken welke aan de ledenvergadering zijn opgedragen.

Stemmingen:

Artikel 12:

Over alle voorstellen wordt gestemd, tenzij geen der leden stemming vraagt;
besluiten worden genomen met volstrekte meerderheid van de geldig uitgebrachte stemmen door de aanwezige leden en eventuele afgegeven volmachten; uitzondering: betreft het besluitvorming over statuten danis een tweederde meerderheid vereist;
stemmingen over personen geschieden schriftelijk, tenzij de vergadering anders beslist, bijvoorbeeld bij slechts een kandidaat;
in alle andere gevallen wordt mondeling/bij acclamatie gestemd, tenzij de ledenvergadering anders beslist;
schriftelijke stemmen zijn ongeldig indien ze blanco zijn ingeleverd, ondertekend, of op andere wijze gemerkt zijn, dan wel meer of andere namen van personen bevatten, dan gekozen kunnen worden;
bij stemmingen heeft ieder lid één stem;
bij schriftelijke stemming benoemt de voorzitter een commissie van tenminste 3 leden die wordt belast met het opmaken van de uitslag van de stemming;
indien bij een stemming over personen geen meerderheid is behaald, vindt een tweede vrije stemming plaats;
voor zover nodig heeft vervolgens een herstemming plaats tussen de kandidaten die bij de tweede vrije stemming de meeste stemmen hebben behaald;
bij herstemming is degene gekozen die de meeste stemmen heeft behaald en bij een gelijk aantal stemmen beslist het lot;
het daarna door de voorzitter van de Algemene Vergadering uitgesproken oordeel, dat door de Algemene Vergadering een besluit is genomen, is beslissend en niet herroepbaar.

Bestuur:

Artikel 13:

Het bestuur bestaat uit minimaal 3 en maximaal 7 bestuursleden.
De voorzitter wordt in functie gekozen door de Ledenvergadering en de overige benoemde bestuursleden bepalen in onderling overleg door welk bestuurslid de bestuursfunctie van secretaris, penningmeester en vicevoorzitter zal worden uitgeoefend.
De overige bestuursfuncties worden, met inachtneming van punt 1, ingevuld naar gelang behoefte en het aantal beschikbare benoemingen.
De kandidaatstelling voor nieuwe bestuursleden is als volgt:
- het bestuur draagt kandidaten voor middels de uitnodiging;
- tot uiterlijk 5 dagen vóór de Algemene ledenvergadering kunnen bij het bestuur schriftelijk tegenkandidaten worden ingediend.
Bestuursleden worden voor een periode van drie jaar benoemd en zijn steeds herkiesbaar.
Het bestuur houdt een rooster van aftreden bij. In het schema nemen nieuwe bestuursleden altijd de plaats en periode in van het bestuurslid dat hij/zij vervangt.
Het bestuur kan (al dan niet tijdelijke) werkgroepen en commissies instellen.
Het bestuur kan niet-bestuursleden aantrekken en benoemen voor een specifieke taak.

Taken en bevoegdheden

Artikel 14:

1. Het bestuur is belast met de algemene leiding van de vereniging, de uitvoering van de bepalingen in de statuten en van de reglementen van KBO-Brabant en van de besluiten van de ledenvergaderingen.

2. Het bestuur is omtrent zijn handelen en optreden verantwoording verschuldigd aan de Algemene Ledenvergadering.

3. Het bestuur vertegenwoordigt de vereniging in en buiten rechte. Voorzitter, secretaris en penningmeester, zijnde het dagelijks bestuur van de vereniging, of hun genotuleerde plaatsvervangers, kunnen in dit kader in enige combinatie van tenminste 2 personen de vereniging vertegenwoordigen.

4. Het bestuur is bevoegd tot het sluiten van overeenkomsten tot het kopen, vervreemden of bezwaren van registergoederen. Het is niet bevoegd tot het sluiten van overeenkomsten waarbij de vereniging zich als borg of hoofdelijk medeschuldenaar verbindt, zich voor een derde sterk maakt of zich tot zekerheidsstelling voor een schuld van een derde verbindt.

5. Het bestuur is gerechtigd binnen de goedgekeurde begroting, conform bevoegdheid, verplichtingen aan te gaan.

6. De voorzitter van het bestuur is tevens voorzitter van de Algemene Ledenvergaderingen, leidt alle vergaderingen en is verantwoordelijk voor het goede verloop hiervan. Verder onderhoudt hij/zij de externe contacten met relevante instanties, geeft richting aan het beleid van Seniorenvereniging Maarheeze en van de KBO en treedt waar nodig bemiddelend op in geval van conflicten. Staande de Algemene ledenvergadering, staat het de voorzitter vrij om gedane voorstellen of vragen al dan niet te behandelen. Hij kan daarvoor verwijzen naar het bestuur voor schriftelijke beantwoording aan de initiatiefnemer(s).

7. De secretaris van het bestuur is verantwoordelijk voor de uitnodigingen van de verschillende vergaderingen met agenda en voor de verslaglegging van de Algemene Ledenvergaderingen, de vergaderingen van het bestuur, het bijhouden van de besluiten en actielijsten, het opmaken van het jaarverslag, de correspondentie van het bestuur en het beheer van het archief. De notulen van alle vergaderingen, alsmede de besluiten en actielijsten dienen z.s.m. na een vergadering ter inzage en beoordeling toegezonden te worden naar alle bestuursleden. In elke vergadering van het bestuur doet hij/zij mededeling van de ingekomen- en uitgaande stukken en verder draagt hij/zij zorg voor de verspreiding van de post.

8. De penningmeester van het bestuur is, conform bevoegdheid, verantwoordelijk voor het beheer en de administratie van de financiële middelen van de vereniging, waaronder de incasso van de jaarlijkse contributies van de leden en de incasso van de eigen bijdragen van de leden en introducés voor het deelnemen aan activiteiten, alsmede het opmaken van de financiële jaarstukken voor de Algemene ledenvergadering. Op verzoek van het bestuur zal hij/zij in de loop van het boekjaar inlichtingen geven over de financiële stand van zaken en adviseren over bestedingen of uitgaven.

9.De overige bestuursfuncties worden naar gelang behoefte, aanbod, interesse en bekwaamheid ingevuld.

10.Bij langdurige afwezigheid (langer dan zes weken) van leden van het dagelijks bestuur dient een tijdelijke plaatsvervanger te worden aangewezen hetgeen in de notulen dient te worden vastgelegd en bij alle belanghebbenden bekend moet zijn.

11.Het bestuur is eindverantwoordelijk voor de inhoud, het onderhoud en samenstelling van de Nieuwsbrief, de website en alle andere communicatie naar de leden en andere belanghebbenden.

In ons Communicatieplan en ons Redactiestatuut wordt dit verder uitgewerkt.

12.Voorstellen ter behandeling in een bestuursvergadering of de Algemene ledenvergadering dienen aangeleverd te worden via de Secretaris.

13. De ledenadministratie wordt bijgehouden door de secretaris, dan wel een speciaal daarvoor benoemd persoon. De administratie wordt verzorgd in “Leaweb”, waarvoor ieder bestuurslid toegang kan krijgen als gebruiker. Via de ledenadministratie wordt ook de verzending van de Nieuwsbrief van Seniorenvereniging Maarheeze en het informatieblad “Ons” van de KBO Brabant geregeld en verzorgd.

D Vrijwilligers

Artikel 15:

1. Leden of niet-leden met een specifieke taak worden door het bestuur erkend als vrijwilliger van de vereniging.

2. Alle vrijwilligers, leden en/of niet-leden , die werkzaamheden verrichten voor Seniorenvereniging Maarheeze zijn verzekerd onder de “vrijwilligersverzekering” van de gemeente Cranendonck.

Vergoedingen

Artikel 16:

1. Bestuurders en vrijwilligers ontvangen geen geldelijke vergoeding.

2. De bij het uitoefenen van vrijwilligerstaken gemaakte kosten worden met overlegging van een rekening vergoed. In specifieke gevallen worden met betrokkenen individuele afspraken gemaakt.

3. Te maken kosten die het toegestane budget overstijgen, behoeven vooraf goedkeuring van het bestuur.

4. De km.-vergoeding voor bestuurders en vrijwilligers ten behoeve van de vereniging bedraagt een jaarlijks vast te stellen bedrag.

5. Er geldt geen km-vergoeding voor afspraken binnen Maarheeze.

Slotbepaling:

In alle gevallen waarin in dit reglement niet is voorzien of waarbij bepalingen voor meer dan één uitleg vatbaar zijn of anderszins onduidelijk, beslist het bestuur van Seniorenvereniging Maarheeze.